E-faktúry sa blížia: Kto musí platiť, kto ušetrí a ako si vybrať digitálneho poštára
Koncom roka čaká podnikateľov zásadná zmena. Končí sa éra, v ktorej sa faktúry posielali v papierovej forme alebo ako obyčajný PDF súbor. Od 1. januára 2027 ju nahradí štruktúrovaná elektronická faktúra (e-faktúra) vo formáte XML, ktorá bude doručovaná cez európsku sieť Peppol.
Systém je nastavený tak, že dáta o faktúre sa pri jej vystavení automaticky a v reálnom čase odošlú Finančnej správe SR, ktorá získa okamžitý prehľad o transakcii.
Zavádzanie e-faktúry vyvoláva u podnikateľov množstvo otázok. Najväčšiu zmenu pociťujú menší podnikatelia, ktorí doteraz faktúry vytvárali vo Worde alebo v Exceli a potom ich v PDF formáte posielali bežným mejlom, pričom nepoužívali žiadny účtovný softvér. A títo podnikatelia budú musieť využívať služby takzvaného digitálneho poštára.
Už teraz je systém pre e-faktúry spustený, možno sa doň dobrovoľne zapojiť a otestovať ho v praxi. Ponuka digitálnych poštárov je široká, preto sme sa pozreli na ich cenníky, vybrali najzaujímavejšie ponuky a celý proces registrácie sme si osobne vyskúšali.
Kto má povinnosť posielať e-faktúry?
E-faktúry budú musieť vystavovať len platitelia DPH, ale prijímať ich budú musieť aj ostatní podnikatelia vrátane živnostníkov, slobodných povolaní a prenajímateľov nehnuteľností. Bežných spotrebiteľov (nepodnikateľov) sa táto povinnosť netýka. Pri nákupoch tovarov a služieb dostanú faktúru alebo doklad z eKasy rovnako ako doteraz.
Podnikatelia, ktorí nie sú platiteľmi DPH, môžu faktúry naďalej vystavovať po starom, teda ako PDF či na papieri. Prejsť na e-faktúry budú musieť až od 1. júla 2030.
Elektronická faktúra nie je len obyčajný PDF súbor alebo fotografia papierovej faktúry. Je to súbor vo formáte XML, ktorý obsahuje všetky potrebné údaje (číslo faktúry, dátum, predmet predaja, cena, odberateľ) v štruktúrovanej podobe. Vďaka tomu dokáže softvér tieto údaje automaticky prečítať a spracovať bez toho, aby ich bolo potrebné ručne prepisovať z papiera alebo PDF.
V prvej fáze sa e-faktúra týka len tuzemských transakcií (medzi slovenskými subjektmi). Cezhraničná fakturácia sa pridá od 1. júla 2030.
Ak podnikateľ či firma používajú účtovný, fakturačný alebo ekonomický softvér, vytvorenie a prijímanie e-faktúr bude jeho súčasťou. Na stránke info-efaktura.sk si môžete overiť softvéry jednotlivých dodávateľov.
Väčšina z nich už e-faktúry do programov zakomponovala. To znamená, že e-faktúry budú klienti vytvárať ako doteraz, teda v programe so šablónami a nastaveniami, ktoré v súčasnosti využívajú. Potrebná bude len jednorazová registrácia.
Ak fakturačný softvér napríklad malý živnostník nepoužíva, riešením je takzvaný digitálny poštár, formálne „certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby“.
Ako si vybrať digitálneho poštára?
Finančná správa eviduje, že digitálneho poštára si vybralo už viac ako 10-tisíc daňových subjektov. Digitálny poštár je certifikovaná firma, ktorá zabezpečí prijímanie a odosielanie e-faktúr. Každá e-faktúra prechádza cez dvoch poštárov. Poštár dodávateľa ju zvaliduje, zašifruje a odovzdá v sieti Peppol a poštár odberateľa ju prijme a doručí. Poštári zo zákona automatizovane hlásia údaje z faktúr Finančnej správe, preto podnikateľ sám nič nereportuje.
Digitálni poštári ponúkajú webové aplikácie (prístupné cez prehliadač podobne ako e-mail) aj mobilné aplikácie.
Register Finančnej správy eviduje 78 certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby a ďalší sú v procese certifikácie. Sú to firmy zo Slovenska, Česka, Poľska, Belgicka či Nemecka.
Pri výbere poštára by mal podnikateľ zvážiť najmä počet prijímaných a vystavovaných faktúr, spôsob vedenia účtovníctva, možnosti prepojenia s účtovným alebo podnikovým systémom, archiváciu dokladov či prístup externého účtovníka.
Pre živnostníkov s malým objemom dokladov je kľúčovým kritériom cena.
